OA在企業發展中的八大作用

隨著國內企業經營模式的改變，由計劃向市場的轉變，由注重生產向提高服務質量和企業管理質量的轉變，辦公自動化（OA）實現的功能發生了相應的變化，不僅僅是收發文系統、車輛管理、會議管理等辦公室文秘等行政人員常用功能，今天完整的OA系統將真正與企業的生產和經營掛鉤，從效率經濟達到更好的服務于管理，從而提升企業的整體市場反應能力。

下面分別從促進團隊內部競爭、領導辦公與決策、企業工作流程的管理、目標管理和項目管理、企業電子協作環境、實現相關部門信息化、推進企業文化建設、加快知識型企業轉型等方面闡述OA系統的作用。

一、 領導辦公與決策

依托OA系統順暢流轉的信息傳遞，企業領導層得以在第一時間批閱各式文件，調閱最新動態數據(業務報表)，監督計劃執行、項目進展，并據此下達決策和指令。
通常OA系統的建設被認為是不直接產生經濟效益的系統，但等到企業其他系統建設已基本結束，突然發覺各級領導的計算機上什么信息都看不到，領導對企業內運營情況一無所知，唯一獲得信息的途徑就是開會。于是企業內的各級領導就在馬不停蹄穿梭于各種大會小會之間，時間、金錢都浪費在這些會議上了，目的只有一個：就是解決領導同志的“睜眼瞎”問題。企業不同于行政機關，需要創造經濟效益，這種無謂的會議浪費了領導大量的精力，而解決這個問題的途徑是建設OA系統，通過該系統的建設將辦公信息、公眾信息、業務信息流通到相應的環節，通過OA系統領導可以一改以往的工作的模式——改被動接收信息為主動獲得信息，改“救火式”工作模式為“排除隱患”式工作模式。可以說OA系統是連接其他業務系統的龍頭，是提高工作效率、促使企業良性循環的催化劑。

二、 企業工作流程的管理

企業的工作能力和工作效率與業務進展緊密相關。管理良好的企業需要有其定義完善的關鍵業務流程來促使業務條理清晰地進行。
顧名思義，工作流應該是工作任務在多個人或單位之間的流轉。在計算機網絡環境下，這種流轉實際上將表現為信息或數據在多個人之間的傳送。它所要解決的主要問題是“使在多個參與者之間按照某種預定義的規則傳遞文檔、信息或任務的過程自動進行，從而實現某個預期的業務目標，或者是促使此目標的實現”。
利用OA系統中內置的工作流引擎，可根據企業內部管理要求，定義、優化、再造出各種復雜程度不一的流程模塊，除公文外，例如向采購、資金申請、網上報銷等等供流轉使用，降低企業員工花費在找人簽批、審核等上面的時間，可以把更多的精力投入到本職工作，領導可以實時察看流轉狀態進行監督，很方便的發現工作停滯的環節。

三、 目標管理和項目管理

目標管理是現代企業根據公司的戰略規劃、組織目標運用系統化的管理方式，把各項管理事物展開為：有主次的、可控的、有效和高效的管理活動，激勵員工，共同參與，以實現組織和個人目標，努力工作的過程。
通過OA系統中計劃管理功能模塊，個人、部門逐日、逐周、逐月向上級管理人員、管理部門逐層匯報工作計劃完成情況，并被檢查和考評，工作計劃的歸檔管理便于月末、季度末、年末進行查詢和總結。

大型企業常常面臨部門之間的合作及企業中分布式項目團隊的交流協作問題。項目團隊經常要交換各自的想法并且布置下一階段的任務。分布式的團隊中的項目管理常會碰到跨部門和跨地區等種種障礙。
OA系統提供項目協作功能，可隨時了解項目進展和各協作部門的進度及狀況。項目協作包括：
-項目相關信息：了解項目背景、大概情況利于盡快切入項目中。
-項目任務及分解：了解各階段進展情況，做好分工協作安排。
-項目信息實時動態：了解項目實施動態，以便采取相應措施。

四、 企業電子協作環境
溝通企業領導與員工日常工作的重要環節，但作為大型企業，部門眾多、人員眾多，分支機構異地辦，甚至跨國，日常溝通的難度和成本都是很大的，有時還存在信息的誤傳。
通過網絡化的辦公方式加強了人與人之間、部門與部門之間，員工與領導之間、分公司與總部之間的溝通，提高了工作效率，保證了及時決策。
電子郵件、BBS、在線交談、網絡會議等是OA系統中常用的電子溝通手段。
會議通知、會議紀要、請示報告、工作研討、情報資料等等都可以通過OA系統進行交流，不僅省卻了找人、等人的時間，而且使溝通更及時、更充分。
將外地分支機構納入OA系統中可以有效的降低電話、傳真、差旅等方面的費用。

五、 促進相關部門信息化

現代應用軟件系統越來越走向專業化，軟件廠商開發的多是信息化程度要求高的業務部門的應用軟件如財務管理軟件、人力資源管理軟件、客戶管理系統等等并形成體系和市場規模。但對企業的有些部門信息化缺乏相應的專業應用軟件來解決繁瑣的工作。
OA系統在信息發布、文檔管理、工作流管理這三個方面有獨特的優勢，利用這些特性可以針對性的開發一些部門的應用軟件，提高這些部門的信息化程度，例如：
合同管理，將日常合同計算機管理的應用層面由簡單的合同登記、打印、存檔擴展到合同審批、報表統計生成、分類專門管理、歸檔設置等各個方面，突出在實際運作中企業的合同管理中至關重要的方面，涵蓋了在合同登記、分級審批、分類整理、報表生成、合同歸檔等方面的全面管理，將公司合同范圍內的各類文件資源、信息資源、知識資源有效地集中管理起來。
檔案管理，管理企業各職能活動中形成的歸檔文件，歸檔的文件按照國家標準GB/T11822-89、GB9705-88等檔案管理標準進行類目設置和案卷目錄的編排，允許用戶根據具體的情況和上級要求靈活修改類目的設置，自動加順序號、支持案卷打印，包括案卷目錄、卷內目錄、備考表、檔案借閱管理。
ISO9000管理，實現文件化的管理，包含有質量手冊、程序文件、各種三級文件以及程序執行過程中產生的各種質量記錄文檔。這些文檔內容可進行分門別類的有效管理，方便歸檔和查找。

六、 推進企業文化建設

通過OA系統，每一個員工可以對公司有全面的了解。公司最近發生的大事、決策層的戰略思想、員工的意見、公司的規章制度、刊物等等都可以直接通報到每一個員工。使員工做到了身在崗位、胸懷全局，大大增強公司的凝聚力。
另外OA系統為員工積極參與公司的管理開辟了通道，OA系統中的功能模塊員工建議箱建立了員工與公司溝通的一個有效渠道，意見箱為使各員工暢所欲言特別針對敏感性問題設計了匿名功能，管理層通過員工的意見和改進建議，了解員工想法及時解決提出的問題，營造良好的氛圍。調動員工關心企業、熱愛公司、積極參與公司管理的積極性。

七、 加速知識型企業的轉型

OA系統還提供了學習功能和知識共享機制。現代OA系統的核心是知識的管理，目的幫助企業發現現有和潛在的知識，并在恰當的時候將正確的知識傳遞出去，使企業員工在實踐中學會采用最為合適的行動，避免重復錯誤和重復勞動。
文件管理把分散在員工手中，或散落在各處的對企業員工工作有幫助的信息資料、方法和理論知識等分類沉淀在系統中。供企業所有員工共享使用，也可設定使用權限。
培訓系統，把培訓員工的材料知識、規范制度以及所有有價值的文稿資料都納入系統中，供員工以各種形式進行學習和培訓。這種培訓完全可以不受時間、空間的限制。

八、促進團隊內步良性競爭

OA的數據透明可促進團隊內部良性競爭，以童虎OA為代表的協作型OA多維度的展現員工的工作業績和效果，圖文并茂并且數據共享透明，員工的工作量的高低一目了然，從而使得每一員工都會與其他員工競爭工作量和工作效果。

總結：OA系統屬于成熟的應用軟件，并且客戶化靈活，OA項目和企業其他信息化項目相比投資小、實施周期短、風險低，應用效果也是多方面的，一個更顯著的差別是OA項目是一個以人為本的項目，說白了它是一個以管理信息為表現形式實質是管理人力和組織協作模式的一個系統，不同于其他以資金（財務系統）或網絡集成為主體的固定資產化項目,所以要想使OA系統的實施達到預定的效果，一方面要重視推廣的策略與方法，另一方面軟件提供的功能與企業的管理模式和方法相融合尤為重要。

您感興趣的文章